COVID-19 | Useful technological resources

During the current lock-down, our lifestyles are being disrupted. Our professional life is no exception.  Many members of our legal community have had to turn to telework, while the circumstances have forced some to suspend their activities altogether.

Faced with this new reality, it is necessary to be flexible and adaptable in order to recreate a new way of life that suits us. On this site, you will find a variety of tools that have been identified by the Information Technology Committee (CTI) as being particularly helpful resources for our members, as you strive to respond to new needs.

This Compendium is intended to be a general and non-exhaustive overview of these resources. Its goal is to offer members tips for a positive teleworking experience in addition to presenting them with various solutions, such as tools to organize, meet, and work, but also to disconnect.

Please note that it is every lawyer’s own responsibility to ensure that the tools offered herein correspond to ethical expectations and obligations incumbent on legal professionals at all times.

Published on April 9th, 2020 – Last update on April 29th, 2020

Section 1

Have you thought about issues relating to security and the protection of your work? Is your space arranged accordingly? Are your tools adapted to your ambitions? Through out this section, we offer some articles to guide you and improve your life as a teleworker.

General telework resources & articles specific to the needs of lawyers

(ANG)

Cybersecurity & data protection

(ANG)

Work ergonomics

(FR & ANG)

Section 2

This section provides a list of technological tools and services that answer to problems we may face when we work from home, and offers concrete examples of particular solutions. It is important to note that we have favoured Quebec and Canadian products. Additionally, please keep in mind that this list is non-exhaustive.

In each subsection, you will find the following information: The company name – The product with its URL link – a brief description & explanation of the promotion or price.


Partenaire du  JBM

(QC) Juris ConceptSubvention pour la transformation numérique

Promotion : Une subvention pour la transformation numérique a été mise en place exclusivement aux membres Jeune Barreau. Obtenez rapidement accès à un logiciel de gestion web, sécuritaire et spécialisé gratuitement jusqu’au 1er août 2020.


(QC) AvancieBaromaître

Logiciel de gestion de bureau adapté pour les avocats. Promotion : 39,99$/mois et par usager pour la durée de la crise. Formation à distance incluse.

 

(QC) Legal SuiteÉditeur de logiciels pour avocats

Legal Suite vous présente Secib, son Logiciel de gestion juridique destiné aux avocats en pratique privée.
Gérez les dossiers de vos clients au travers d’une interface structurée et interactive. L’application Secib offre une intégration complète avec la suite Microsoft Office et permet un paramétrage précis de votre système de facturation avec gestion des frais et des débours, fonction de relance des factures impayées, saisie des temps passés avec l’application SECIB Chronos.

Promotion JBM: Bénéficiez d’une remise de 50% sur la première année d’abonnement. L’offre comprend une formation à distance pour une prise en main aisée de l’application et un accompagnement personnalisé.

 

(CA) Lawcus

Promotion : “offering new users a minimum of six months of free service and training to support their law firm to work remotely. Also, they are offering to defer payments for existing customers and new data conversions for up to 180 days on request. Email for information: [email protected].”

 

(CA&US) Clio Clio

Promotion: “has made a commitment of $1 million to a disaster relief fund to help the legal community in a number of ways, including free software, assistance with onboarding, and educational materials.”

 

(US) ActionstepExpress

Promotion : “offering free access to law firms that are struggling to enable remote working amid the COVID-19 crisis. The offer gives law firms free use of Actionstep’s Express product for six months or more and enables their teams to work on client and matter files remotely.”


Partenaire du  JBM

(QC) Juris Concept Subvention pour la transformation numérique

Promotion : Une subvention pour la transformation numérique a été mise en place exclusivement aux membres Jeune Barreau. Obtenez rapidement accès à un logiciel de gestion web, sécuritaire et spécialisé gratuitement jusqu’au 1er août 2020.


(QC) AvancieTodoc

Outil de notification sécuritaire et conforme. Promotion: 3$/envoi pour la durée de la crise.

 

(QC) FacilisMybys

Logiciel de partage d’écran en un clic. Promotion: 12,50$/mois.

 

(QC)GoliathGoliath

Add-in pour Outlook optimisé pour la pratique de litige en droit québécois. Promotion : 30 jours d’essai gratuits.

 

(US) Atlassian Confluence

Espace de travail en équipe qui réunit la connaissance et la collaboration pour accomplir de grandes choses. Prix : à partir de $0.

 

(US) AtlassianTrello

Outil de collaboration vous permettent d’organiser vos projets et de définir leur ordre de priorité en collaboration. Prix : gratuit.

 

(US) Citrix Podio

Solution de gestion de travail personnalisable à laquelle les responsables font confiance et avec laquelle les employés adorent travailler. Prix : à partir de 0 $.

 

(US) CodaCoda

Outil de gestion de projet collaboratif. Prix : à partir de 0 $.

 

(US) FacebookWorkplace / Workchat

Outil permettant de développer une culture partagée par tous les membres d’une organisation. Prix : à partir de 0 $.

 

(US) MicrosoftTeams

Plateforme collaborative sécurisée d’Office 365 optimisant le travail en équipe via la messagerie instantanée et la visioconférence Skype. Prix : version gratuite disponible.

 

(US) SlackSlack

Plateforme de communication collaborative. Prix : à partir de 0$.

 

(US) SococoSococo

Espace de travail en ligne permettant aux équipes réparties à différents endroits de collaborer chaque jour, côte à côte, peu importe où les membres se trouvent. Prix : à partir de 13,49$, mais une version d’essai gratuit est disponible.

 

(US) WorkstormWorkstorm

Plateforme collaborative (visioconférence, partage de dossiers…). Promotion : prolonge sa version gratuite à 60 jours.


Partenaires du JBM

(QC) CAIJ – Plateforme de visioconférence sans frais

Promotion : Ajout d’une plateforme de visioconférence sans frais, à même Mon CAIJ.


 

(US) 8×8 8×8 Video Meetings

Plateforme de visioconférence Prix : gratuit.

 

(US) CiscoCisco Webex

Promotion : Premier mois gratuit pour tout abonnement à un forfait mensuel. Quatre mois gratuits pour l’achat d’un forfait annuel. Pour leurs clients actuels, services et produits gratuits.

 

(US) GoogleGoogle Hangouts Meet

Promotion : Afin d’offrir plus d’options à leurs utilisateurs, Google a augmenté le nombre d’utilisateurs de Google Hangouts Meet (Google Agenda) de 100 à 250 utilisateurs, et ce, jusqu’au 1er juillet 2020.

 

(US) GotoMeetingGotoMeeting

Propose des solutions de visioconférence et de collaboration simplifiées. Prix : à partir de 16,25$, mais une version d’essai gratuite de 14 jours est disponible.

 

(FR) JITSI JITSI Meet

Outil de web-conférence et open source. Prix : gratuit.

 

(US) LegalerLegaler

Permet aux avocats de programmer, d’héberger et d’archiver des réunions vidéo sécurisées avec plusieurs participants et de partager des écrans. Promotion : accès gratuit pendant 12 mois à sa plateforme de chat vidéo en ligne sécurisée aux cabinets de 10 avocats ou moins.

 

(US) Zoom Zoom

Plateforme de visioconférence sans frais. Promotion : accès gratuit sans limites de 40 minutes.


Partenaire du  JBM

(QC) Juris Concept Subvention pour la transformation numérique

Promotion : Une subvention pour la transformation numérique a été mise en place exclusivement aux membres Jeune Barreau. Obtenez rapidement accès à un logiciel de gestion web, sécuritaire et spécialisé gratuitement jusqu’au 1er août 2020.


 

(QC) AvancieDocurium

Solution québécoise d’hébergement et de partage de documents sécurisés en mode infonuagique. Promotion: 16.50$/mois et 100gb/compte pour la durée de la crise.

 

(QC) HumclicClicPro

Bureau virtuel (infonuagique) pour les professionnels désireux d’offrir des services de consultation en ligne sécurisés et adaptés aux règles déontologiques en vigueur au Québec. Promotion: Plan 20 heures/mois à 40$ par professionnel et Plan VIP illimité à 70$/mois. Code promo : AJBquebec

 

(CA) MinuteBox MinuteBox

MinuteBox is a cloud-based corporate entity management solution, designed to help law firms with the storage and maintenance of their corporate minute book collection. Legal teams can view, edit, update and share their corporate minute books and data quickly and easily. Promotion: MinuteBox will be offering free minute book storage and document generation tools until July 1, 2020.

 

(CA) SyncSync

L’équivalent de DropBox, mais les données sont hébergées au Canada.

Sync.com is a cloud service that makes it easy for users to access and share their files from virtually any computer, phone or mobile device – without giving up their right to privacy. Entre CA$8-$15 par mois.

(QC) Notarius ConsignO Cloud

Plateforme de signature électronique. Promotion : Version Affaires 5 ( 1 compte- 5 usagers) gratuite pour 60 jours.

 

(US) Adobe – Adobe Sign

Compte small business 1-9 utilisateurs ET compte business  Promotion : gratuit 90 jours.

 

(US) DocuSign DocuSign

Une suite applicative complète pour préparer, signer, exécuter et gérer vos accords. Promotion : version gratuite pendant 30 jours.

(US) DiscoveryGenie

Promotion : waving $200 annual subscription fee for the foreseeable future per Bob Ambrogi

 

Plateforme de gestion de transactions liées aux contrats

(US) LiteraLitera Transact (lite version)

Templated closing checklists to help manage each stage of a deal; signature management and automation via DocuSign; closing books, including editing, organization, and creation. Promotion : 6 months free

 

(US) SimplyAgree – Remote

Closing software. Promotion : full signature and closing management platform free of charge for the next three months for new-customer law firms moving to fully remote environments due to COVID-19.

 

Logiciel de gestion des contrats

(ANG) Juro – Juro

Plateforme de gestion de contrat de bout en bout, conçu pour les entreprises modernes. Promotion : plan basic gratuit pendant un an (2 utilisateurs).

 

Conformité

(CAN) Optimize LegalOptimize Compliance

Un outil qui permet aux entreprises de comprendre et de se tenir au courant de la conformité légale. Promotion : accès gratuit pendant un temps limité.

Section 3

During these challenging times, please remember to take regular breaks, relax and try to keep your spirits up! We finish this Compendium by offering our members a series of fun and effective applications, websites and blogs to help you disconnect from both work and technology. We also share references on the right to disconnect as well as some articles related to psychological health.

Applications:

Internet sites & blogs:

Articles and tools – right to disconnect & psychological health

(ANG)

This Compendium does not purport to be an exhaustive list of all the resources available. If you know, manage, or work with a resource that is not on our list and that you consider relevant to the legal community, let us know! You can reach us at [email protected].

We hope that, through this Compendium, you will be able to find the support you need to get through this crisis. The resources and tools identified will be of great help to you in learning to work differently. This is an opportunity to discover new practices, to include them in your daily professional or personal life, and perhaps to incorporate them even after this crisis ends.

The YBM, thanks to the hard work of the CTI, is happy to support you in your digital transformation, and plans to update this list.

Take care of yourself and your loved ones!

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