Télétravail | Ressources technologiques utiles

Dans le cadre de la période de confinement actuelle, nos habitudes de vie se voient bouleversées. Notre vie professionnelle ne faisant pas exception, plusieurs membres de la communauté juridique doivent se tourner vers le télétravail dans un objectif de santé publique tandis que certains ont même dû suspendre leurs activités au vu des circonstances.

Face à cette nouvelle réalité, il est nécessaire de faire preuve de flexibilité et d’adaptation afin de se recréer un quotidien qui nous convient. Sur cette page, vous retrouverez divers outils ayant été recensés par le Comité des Technologies de l’information (CTI) afin de vous aider à trouver plus facilement des ressources répondant à vos nouveaux besoins.

Ce Recueil se veut être un survol général et non exhaustif de ces ressources. Il a pour but de vous offrir des conseils pour bien-vivre le télétravail en plus de vous présenter des solutions variées comme des outils pour s’organiser, se rencontrer et déconnecter.

Veuillez noter qu’il est de la responsabilité de l’avocat de vérifier que les outils proposés correspondent bien à ses attentes et obligations déontologiques. 

Publié le 9 avril 2020 – Dernière mise à jour le 30 septembre 2020

Section 1

Avez-vous pensé aux enjeux relatifs à la sécurité et la protection de votre travail ? Votre espace est-il aménagé en conséquence ? Vos outils sont-ils adaptés à vos ambitions ?  À travers cette section, nous vous proposons quelques articles permettant de vous guider et d’améliorer votre vie de télétravailleur.

Ressources générales de télétravail & articles spécifiques aux besoins des avocats.e.s

(ANG)

Cybersécurité & protection des données

(ANG)

Ergonomie de travail

(FR & ANG)

Section 2

Cette section dresse une liste d’outils technologiques et d’exemples concrets de solutions aux problèmes auxquels on peut faire face lorsque nous travaillons de la maison. Elle est divisée par sous-catégories d’enjeux ou de ressources caractéristiques au télétravail. Il est important de noter que nous avons privilégié les outils québécois et canadiens en plus de mentionner que cette liste n’est pas exhaustive.

Dans chaque sous-section, vous retrouverez les informations suivantes : Le nom de la compagnie – Le produit avec son lien URL – une brève description & l’explication de la promotion ou du prix.


Partenaire du  JBM

(QC) Juris ConceptSubvention pour la transformation numérique

Promotion : Une subvention pour la transformation numérique a été mise en place exclusivement aux membres Jeune Barreau. Obtenez rapidement accès à un logiciel de gestion web, sécuritaire et spécialisé gratuitement jusqu’au 1er août 2020.


(QC) AvancieBaromaître

Logiciel de gestion de bureau adapté pour les avocats. Prix : 55.75$/mois et par usager. Aucun frais de migration ou de formation sur engagement de douze (12) mois. Inclus un compte de courriel de Exchange.

 

(QC) Legal SuiteÉditeur de logiciels pour avocats

Legal Suite vous présente Secib, son Logiciel de gestion juridique destiné aux avocats en pratique privée.
Gérez les dossiers de vos clients au travers d’une interface structurée et interactive. L’application Secib offre une intégration complète avec la suite Microsoft Office et permet un paramétrage précis de votre système de facturation avec gestion des frais et des débours, fonction de relance des factures impayées, saisie des temps passés avec l’application SECIB Chronos.

Promotion JBM: Bénéficiez d’une remise de 50% sur la première année d’abonnement. L’offre comprend une formation à distance pour une prise en main aisée de l’application et un accompagnement personnalisé.

 

(QC) L’AlternativeL’Alternative

Plateforme de facturation pour les avocats en pratique privée au Québec. Prix : 69.99$/mois ou 699.99$/année. Période d’essai de 30 jours.

 

(CA) Lawcus

Prix : À partir de 34$ USD$ pour un abonnement mensuel payable annuellement. Période d’essai de 14 jours.

 

(CA&US) Clio Clio

Prix : À partir de 39$ USD/mois pour un abonnement mensuel payable annuellement. Période d’essai de 7 jours gratuit.

 

(US) ActionstepExpress

Promotion : “offering free access to law firms that are struggling to enable remote working amid the COVID-19 crisis. The offer gives law firms free use of Actionstep’s Express product for six months or more and enables their teams to work on client and matter files remotely.” L’offre se termine le 1er octobre 2020. 


Partenaire du  JBM

(QC) Juris Concept Subvention pour la transformation numérique

Promotion : Une subvention pour la transformation numérique a été mise en place exclusivement aux membres Jeune Barreau. Obtenez rapidement accès à un logiciel de gestion web, sécuritaire et spécialisé gratuitement jusqu’au 1er août 2020.


(QC) AvancieTodoc

Outil de notification sécuritaire et conforme. Prix : 4$/envoi.

 

(QC) FacilisMybys

Logiciel de partage d’écran en un clic. Promotion : 12,50$/mois.

 

(QC)GoliathGoliath

Add-in pour Outlook optimisé pour la pratique de litige en droit québécois. Promotion : 30 jours d’essai gratuits.

 

(US) Atlassian Confluence

Espace de travail en équipe qui réunit la connaissance et la collaboration pour accomplir de grandes choses. Prix : à partir de $0. (Version gratuite: jusqu’à 10 utilisateurs)

 

(US) AtlassianTrello

Outil de collaboration vous permettent d’organiser vos projets et de définir leur ordre de priorité en collaboration. Prix : à partir de 0$.

 

(US) Citrix Podio

Solution de gestion de travail personnalisable à laquelle les responsables font confiance et avec laquelle les employés adorent travailler. Prix : à partir de 0 $. (Version gratuit jusqu’à 5 utilisateurs)

 

(US) CodaCoda

Outil de gestion de projet collaboratif. Prix : à partir de 0 $.

 

(US) FacebookWorkplace / Workchat

Outil permettant de développer une culture partagée par tous les membres d’une organisation. Prix : à partir de 0 $.

 

(US) MicrosoftTeams

Plateforme collaborative sécurisée d’Office 365 optimisant le travail en équipe via la messagerie instantanée et la visioconférence Skype. Prix : version gratuite disponible.

 

(US) SlackSlack

Plateforme de communication collaborative. Prix : à partir de 0$.

 

(US) SococoSococo

Espace de travail en ligne permettant aux équipes réparties à différents endroits de collaborer chaque jour, côte à côte, peu importe où les membres se trouvent. Prix : à partir de 13,49$/mois et par utilisateur, mais une version d’essai gratuit est disponible.

 

(US) WorkstormWorkstorm

Plateforme collaborative (visioconférence, partage de dossiers…). Version d’essai gratuite.


Partenaires du JBM

(QC) CAIJ – Plateforme de visioconférence sans frais

Promotion : Ajout d’une plateforme de visioconférence sans frais jusqu’à 12 participants en même temps, à même Mon CAIJ.


 

(US) 8×8 8×8 Video Meetings

Plateforme de visioconférence Prix : à partir de 33$/mois/utilisateur.

 

(US) CiscoCisco Webex

Promotion : Option gratuite pour des conférences à moins de 100 personnes, pour une durée maximale de 50 minutes.

 

(US) GoogleGoogle Hangouts Meet

Prix : à partir de 33$/mois.

 

(US) GotoMeetingGotoMeeting

Propose des solutions de visioconférence et de collaboration simplifiées. Prix : à partir de 16,25$, mais une version d’essai gratuite de 14 jours est disponible.

 

(FR) JITSI JITSI Meet

Outil de web-conférence et open source. Prix : gratuit.

 

(US) LegalerLegaler

Permet aux avocats de programmer, d’héberger et d’archiver des réunions vidéo sécurisées avec plusieurs participants et de partager des écrans. Promotion : accès gratuit pendant 12 mois à sa plateforme de chat vidéo en ligne sécurisée aux cabinets de 10 avocats ou moins.

 

(US) MicrosoftTeams

Plateforme collaborative sécurisée d’Office 365 optimisant le travail en équipe via la messagerie instantanée et la visioconférence Skype. Prix : version gratuite disponible.

 

(US) Zoom Zoom

Plateforme de visioconférence sans frais. Promotion : accès gratuit sans limites de 40 minutes.


Partenaire du  JBM

(QC) Juris Concept Subvention pour la transformation numérique

Promotion : Une subvention pour la transformation numérique a été mise en place exclusivement aux membres Jeune Barreau. Obtenez rapidement accès à un logiciel de gestion web, sécuritaire et spécialisé gratuitement jusqu’au 1er août 2020.


 

(QC) AvancieDocurium

Solution québécoise d’hébergement et de partage de documents sécurisés en mode infonuagique. Prix : 19.95$/mois/usager avec 14 jours d’essai gratuit.

 

(QC) HumclicClicPro

Bureau virtuel (infonuagique) pour les professionnels désireux d’offrir des services de consultation en ligne sécurisés et adaptés aux règles déontologiques en vigueur au Québec. Prix : Gratuit pour 5 heures/mois puis à partir de 49.95$/mois.

 

(CA) MinuteBox MinuteBox

MinuteBox is a cloud-based corporate entity management solution, designed to help law firms with the storage and maintenance of their corporate minute book collection. Legal teams can view, edit, update and share their corporate minute books and data quickly and easily. Price : personalized prices according to the services and the entity. Get a quote for free.

 

(CA) SyncSync

L’équivalent de DropBox, mais les données sont hébergées au Canada. Prix : Entre $8-$15 par mois.

Sync.com is a cloud service that makes it easy for users to access and share their files from virtually any computer, phone or mobile device – without giving up their right to privacy.


Partenaires du JBM

(Qc) CAIJ Repérage documentaire

Promotion : repérage documentaire est maintenant offert sans frais jusqu’au 31 mars 2021, toutefois les nouvelles mesures pourraient entraîner des délais supplémentaires. 

(Qc) SOQUIJ & CAIJ – Accès au plumitif pour les avocats

Prix : Abonnement mensuel de 15$/accès + 3.85$ de frais de consultation. 

(Qc) SOQUIJ L’Express – actualité juridique et signalement quotidien  des nouvelles décisions

Depuis le 22 avril, SOQUIJ propose un essai gratuit de 30 jours à l’Express.

(Qc) JurisConcept, CAIJ et Wilson & Lafleur COVID-19 : un accès gratuit formulaires de Me Francine Payette

Promotion : “Obtenez sans frais l’un des 300 modèles et formulaires d’actes de procédure civile de Me Payette par l’entremise [du] service de repérage documentaire [du CAIJ].”


 

(Qc) Corporation de services du Barreau du Québec & CAIJ – JuriFamille

Prix : à partir de 50$/mois ou 300$/an.

 

(Qc) Edilex  & CAIJ  Edilex – Un accès simplifié par repérage aux membres du CAIJ!

Modèles et formulaires Edilex – Une gamme complète de modèles de contrats et de documents juridiques téléchargeables, disponibles à la pièce. Promotion :  Entre le 31 août 2020 et le 31 mars 2021, vous pouvez obtenir sans frais jusqu’à cinq formulaires ou modèles dont vous avez besoin en faisant une demande au service de repérage du CAIJ, lequel vous est aussi offert sans frais.

(QC) Notarius ConsignO Cloud

Plateforme de signature électronique. Prix : à partir de 9,92$ par mois, mais une version gratuite est disponible pour 30 jours.

 

(US) Adobe – Adobe Sign

Compte small business 1-9 utilisateurs ET compte business  Promotion : gratuit pendant 7 jours , ET 40% de rabais est offert pour le compte Adobe Sign small business pour un temps limité.

 

(US) DocuSign DocuSign

Une suite applicative complète pour préparer, signer, exécuter et gérer vos accords. Promotion : version gratuite pendant 30 jours.

(US) DiscoveryGenie – DiscoveryGenie

Documents production platform for litigation. Price: $200/year and $1.13/document.

 

Plateforme de gestion de transactions liées aux contrats

(US) LiteraLitera Transact (lite version)

Templated closing checklists to help manage each stage of a deal; signature management and automation via DocuSign; closing books, including editing, organization, and creation. Price : 499$/per user/per year.

 

(US) SimplyAgree – Remote

Closing software.

 

Logiciel de gestion des contrats

(ANG) Juro – Juro

Plateforme de gestion de contrat de bout en bout, conçu pour les entreprises modernes. Prix : gratuit pour 1 utilisateur.

 

Conformité

(CAN) Optimize LegalOptimize Compliance

Un outil qui permet aux entreprises de comprendre et de se tenir au courant de la conformité légale. Promotion : essai gratuit pendant 30 jours.

Section 3

En ces moments parfois prenants et difficiles, rappelez-vous de prendre des pauses régulièrement, de relaxer et de garder le moral! Nous terminons ce Recueil en vous proposant une série d’applications, de sites internet et de blogues ludiques et efficaces pour vous aider à déconnecter à la fois du travail et des technologies. Des références sur le droit à la déconnexion ainsi que quelques articles reliés à la santé psychologique s’y retrouvent.

Applications :

Sites internet & blogues :

 

Articles et outils – droit à la déconnexion & santé psychologique

(ANG)

Ce Recueil ne se prétend pas être une liste exhaustive de toutes les ressources disponibles. Si vous connaissez, dirigez ou travaillez avec une ressource qui ne figure pas sur notre liste et que vous jugez pertinente pour la communauté juridique, vous pouvez nous écrire au [email protected].

Nous espérons que vous saurez trouver, à travers ce Recueil, le soutien dont vous avez besoin pour traverser cette crise. Les ressources et outils recensés vous seront d’une aide précieuse pour apprendre à travailler différemment. C’est l’occasion de découvrir de nouvelles pratiques, de les inclure dans votre quotidien professionnel, ou personnel, et de les conserver!

Le JBM, de par le précieux travail du CTI, est heureux de vous accompagner dans votre transformation numérique et prévoit une mise à jour de cette liste.

Prenez soin de vous et de vos proches!

 

Suivez-nous