COVID-19 | Ressources technologiques utiles

Dans le cadre de la période de confinement actuelle, nos habitudes de vie se voient bouleversées. Notre vie professionnelle ne faisant pas exception, plusieurs membres de la communauté juridique doivent se tourner vers le télétravail dans un objectif de santé publique tandis que certains ont même dû suspendre leurs activités au vu des circonstances.

Face à cette nouvelle réalité, il est nécessaire de faire preuve de flexibilité et d’adaptation afin de se recréer un quotidien qui nous convient. Sur cette page, vous retrouverez divers outils ayant été recensés par le Comité des Technologies de l’Information (CTI) afin de vous aider à trouver plus facilement des ressources répondant à vos nouveaux besoins.

Ce Recueil se veut être un survol général et non exhaustif de ces ressources. Il a pour but de vous offrir des conseils pour bien-vivre le télétravail en plus de vous présenter des solutions variées, comme des outils pour s’organiser, se rencontrer, mais aussi, déconnecter.

Veuillez noter qu’il est de la responsabilité de l’avocat de vérifier que les outils proposés correspondent bien à ses attentes et obligations déontologiques. 

Publié le 9 avril 2020 – Dernière mise à jour le 29 avril 2020

Section 1

Avez-vous pensé aux enjeux relatifs à la sécurité et la protection de votre travail ? Votre espace est-il aménagé en conséquence ? Vos outils sont-ils adaptés à vos ambitions ?  À travers cette section, nous vous proposons quelques articles permettant de vous guider et d’améliorer votre vie de télétravailleur.

Ressources générales de télétravail & articles spécifiques aux besoins des avocats.e.s

(ANG)

Cybersécurité & protection des données

(ANG)

Ergonomie de travail

(FR & ANG)

Section 2

Cette section dresse une liste d’outils technologiques et d’exemples concrets de solutions aux problèmes auxquels on peut faire face lorsque nous travaillons de la maison. Elle est divisée par sous-catégories d’enjeux ou de ressources caractéristiques au télétravail. Il est important de noter que nous avons privilégié les outils québécois et canadiens en plus de mentionner que cette liste n’est pas exhaustive.

Dans chaque sous-section, vous retrouverez les informations suivantes : Le nom de la compagnie – Le produit avec son lien URL – une brève description & l’explication de la promotion ou du prix.


Partenaire du  JBM

(QC) Juris ConceptSubvention pour la transformation numérique

Promotion : Une subvention pour la transformation numérique a été mise en place exclusivement aux membres Jeune Barreau. Obtenez rapidement accès à un logiciel de gestion web, sécuritaire et spécialisé gratuitement jusqu’au 1er août 2020.


(QC) AvancieBaromaître

Logiciel de gestion de bureau adapté pour les avocats. Promotion : 39,99$/mois et par usager pour la durée de la crise. Formation à distance incluse.

 

(ANG)

(CA) Lawcus

Promotion : “offering new users a minimum of six months of free service and training to support their law firm to work remotely. Also, they are offering to defer payments for existing customers and new data conversions for up to 180 days on request. Email for information: [email protected].”

 

(CA&US) Clio Clio

Promotion: “has made a commitment of $1 million to a disaster relief fund to help the legal community in a number of ways, including free software, assistance with onboarding, and educational materials.”

 

(US) ActionstepExpress

Promotion : “offering free access to law firms that are struggling to enable remote working amid the COVID-19 crisis. The offer gives law firms free use of Actionstep’s Express product for six months or more and enables their teams to work on client and matter files remotely.”


Partenaire du  JBM

(QC) Juris Concept Subvention pour la transformation numérique

Promotion : Une subvention pour la transformation numérique a été mise en place exclusivement aux membres Jeune Barreau. Obtenez rapidement accès à un logiciel de gestion web, sécuritaire et spécialisé gratuitement jusqu’au 1er août 2020.


(QC) AvancieTodoc

Outil de notification sécuritaire et conforme. Promotion: 3$/envoi pour la durée de la crise.

 

(QC) FacilisMybys

Logiciel de partage d’écran en un clic. Promotion: 12,50$/mois.

 

(QC)GoliathGoliath

Add-in pour Outlook optimisé pour la pratique de litige en droit québécois. Promotion : 30 jours d’essai gratuits.

 

(US) Atlassian Confluence

Espace de travail en équipe qui réunit la connaissance et la collaboration pour accomplir de grandes choses. Prix : à partir de $0.

 

(US) AtlassianTrello

Outil de collaboration vous permettent d’organiser vos projets et de définir leur ordre de priorité en collaboration. Prix : gratuit.

 

(US) Citrix Podio

Solution de gestion de travail personnalisable à laquelle les responsables font confiance et avec laquelle les employés adorent travailler. Prix : à partir de 0 $.

 

(US) CodaCoda

Outil de gestion de projet collaboratif. Prix : à partir de 0 $.

 

(US) FacebookWorkplace / Workchat

Outil permettant de développer une culture partagée par tous les membres d’une organisation. Prix : à partir de 0 $.

 

(US) MicrosoftTeams

Plateforme collaborative sécurisée d’Office 365 optimisant le travail en équipe via la messagerie instantanée et la visioconférence Skype. Prix : version gratuite disponible.

 

(US) SlackSlack

Plateforme de communication collaborative. Prix : à partir de 0$.

 

(US) SococoSococo

Espace de travail en ligne permettant aux équipes réparties à différents endroits de collaborer chaque jour, côte à côte, peu importe où les membres se trouvent. Prix : à partir de 13,49$, mais une version d’essai gratuit est disponible.

 

(US) WorkstormWorkstorm

Plateforme collaborative (visioconférence, partage de dossiers…). Promotion : prolonge sa version gratuite à 60 jours.


Partenaires du JBM

(QC) CAIJ – Plateforme de visioconférence sans frais

Promotion : Ajout d’une plateforme de visioconférence sans frais, à même Mon CAIJ.


 

(US) 8×8 8×8 Video Meetings

Plateforme de visioconférence Prix : gratuit.

 

(US) CiscoCisco Webex

Promotion : Premier mois gratuit pour tout abonnement à un forfait mensuel. Quatre mois gratuits pour l’achat d’un forfait annuel. Pour leurs clients actuels, services et produits gratuits.

 

(US) GoogleGoogle Hangouts Meet

Promotion : Afin d’offrir plus d’options à leurs utilisateurs, Google a augmenté le nombre d’utilisateurs de Google Hangouts Meet (Google Agenda) de 100 à 250 utilisateurs, et ce, jusqu’au 1er juillet 2020.

 

(US) GotoMeetingGotoMeeting

Propose des solutions de visioconférence et de collaboration simplifiées. Prix : à partir de 16,25$, mais une version d’essai gratuite de 14 jours est disponible.

 

(FR) JITSI JITSI Meet

Outil de web-conférence et open source. Prix : gratuit.

 

(US) LegalerLegaler

Permet aux avocats de programmer, d’héberger et d’archiver des réunions vidéo sécurisées avec plusieurs participants et de partager des écrans. Promotion : accès gratuit pendant 12 mois à sa plateforme de chat vidéo en ligne sécurisée aux cabinets de 10 avocats ou moins.

 

(US) Zoom Zoom

Plateforme de visioconférence sans frais. Promotion : accès gratuit sans limites de 40 minutes.


Partenaire du  JBM

(QC) Juris Concept Subvention pour la transformation numérique

Promotion : Une subvention pour la transformation numérique a été mise en place exclusivement aux membres Jeune Barreau. Obtenez rapidement accès à un logiciel de gestion web, sécuritaire et spécialisé gratuitement jusqu’au 1er août 2020.


 

(QC) AvancieDocurium

Solution québécoise d’hébergement et de partage de documents sécurisés en mode infonuagique. Promotion: 16.50$/mois et 100gb/compte pour la durée de la crise.

 

(QC) HumclicClicPro

Bureau virtuel (infonuagique) pour les professionnels désireux d’offrir des services de consultation en ligne sécurisés et adaptés aux règles déontologiques en vigueur au Québec. Promotion: Plan 20 heures/mois à 40$ par professionnel et Plan VIP illimité à 70$/mois. Code promo : AJBquebec

 

(CA) MinuteBox MinuteBox

MinuteBox is a cloud-based corporate entity management solution, designed to help law firms with the storage and maintenance of their corporate minute book collection. Legal teams can view, edit, update and share their corporate minute books and data quickly and easily. Promotion: MinuteBox will be offering free minute book storage and document generation tools until July 1, 2020.

 

(CA) SyncSync

L’équivalent de DropBox, mais les données sont hébergées au Canada.

Sync.com is a cloud service that makes it easy for users to access and share their files from virtually any computer, phone or mobile device – without giving up their right to privacy. Entre CA$8-$15 par mois.


Partenaires du JBM

(Qc) CAIJ Repérage documentaire

Promotion : repérage documentaire est maintenant offert sans frais jusqu’au 20 mai, toutefois les nouvelles mesures pourraient entraîner des délais supplémentaires.

(Qc) SOQUIJ & CAIJ – COVID-19 : un accès gratuit au plumitif pour les avocats

Promotion : “Jusqu’au 1er mai prochain, les avocats désirant obtenir gratuitement l’accès au plumitif devront communiquer avec le service de repérage documentaire du CAIJ en composant le 1 844 596-CAIJ (2245) ou au moyen du clavardage, et ce, du lundi au jeudi de 8 h à 20 h ainsi que le vendredi de 8 h à 17 h.”

(Qc) JurisConcept, CAIJ et Wilson & Lafleur COVID-19 : un accès gratuit formulaires de Me Francine Payette

Promotion : “Obtenez sans frais l’un des 300 modèles et formulaires d’actes de procédure civile de Me Payette par l’entremise [du] service de repérage documentaire [du CAIJ]. Jusqu’au 31 mai 2020.”


 

(Qc) Corporation de services du Barreau du Québec & CAIJ – JuriFamille

Promotion : accès sans frais à JuriFamille pendant la période de confinement. Inclus des formulaires de calcul de : pension alimentaire pour enfants; pension alimentaire pour époux & patrimoine familial.

 

(Qc) Edilex  & CAIJ  Edilex – Un accès simplifié par repérage aux membres du CAIJ!

Modèles et formulaires Edilex – Une gamme complète de modèles de contrats et de documents juridiques téléchargeables, disponibles à la pièce. Promotion : “Edilex nous permettra de remettre sans frais le modèle ou le formulaire extrait de leur banque aux membres qui en feront la demande par l’entremise de notre service de repérage documentaire.”

 

(Qc) Éditions Yvon Blais & CAIJLa référence – Un accès étendu via le CAIJ jusqu’au 31 mai 2020

Promotion : “Accès à l’entièreté du contenu de la référence et ce, sans restriction et avec toute la bonification comprise dans cet outil très apprécié, mais aussi à d’autres contenus à valeur ajoutée tels que la collection doctrinale ou la série des Quantum. Vous pourrez accéder à ces contenus par l’entremise de votre espace personnel Mon CAIJ.”

(QC) Notarius ConsignO Cloud

Plateforme de signature électronique. Promotion : Version Affaires 5 ( 1 compte- 5 usagers) gratuite pour 60 jours.

 

(US) Adobe – Adobe Sign

Compte small business 1-9 utilisateurs ET compte business  Promotion : gratuit 90 jours.

 

(US) DocuSign DocuSign

Une suite applicative complète pour préparer, signer, exécuter et gérer vos accords. Promotion : version gratuite pendant 30 jours.

(US) DiscoveryGenie

Promotion : waving $200 annual subscription fee for the foreseeable future per Bob Ambrogi

 

Plateforme de gestion de transactions liées aux contrats

(US) LiteraLitera Transact (lite version)

Templated closing checklists to help manage each stage of a deal; signature management and automation via DocuSign; closing books, including editing, organization, and creation. Promotion : 6 months free

 

(US) SimplyAgree – Remote

Closing software. Promotion : full signature and closing management platform free of charge for the next three months for new-customer law firms moving to fully remote environments due to COVID-19.

 

Logiciel de gestion des contrats

(ANG) Juro – Juro

Plateforme de gestion de contrat de bout en bout, conçu pour les entreprises modernes. Promotion : plan basic gratuit pendant un an (2 utilisateurs).

 

Conformité

(CAN) Optimize LegalOptimize Compliance

Un outil qui permet aux entreprises de comprendre et de se tenir au courant de la conformité légale. Promotion : accès gratuit pendant un temps limité.

Section 3

En ces moments parfois prenants et difficiles, rappelez-vous de prendre des pauses régulièrement, de relaxer et de garder le moral! Nous terminons ce Recueil en vous proposant une série d’applications, de sites internet et de blogues ludiques et efficaces pour vous aider à déconnecter à la fois du travail et des technologies. Des références sur le droit à la déconnexion ainsi que quelques articles reliés à la santé psychologique s’y retrouvent.

Applications :

Sites internet & blogues :

 

Articles et outils – droit à la déconnexion & santé psychologique

(ANG)

Ce Recueil ne se prétend pas être une liste exhaustive de toutes les ressources disponibles. Si vous connaissez, dirigez, ou travaillez avec une ressource qui ne figure pas sur notre liste et que vous jugez pertinente pour la communauté juridique, vous pouvez nous joindre au [email protected].

Nous espérons que vous saurez trouver à travers ce Recueil, le soutien dont vous avez besoin pour traverser cette crise. Les ressources et outils recensés vous seront d’une aide précieuse pour apprendre à travailler différemment. C’est l’occasion de découvrir de nouvelles pratiques, de les inclure dans votre quotidien professionnel, ou personnel, et de conserver!

Le JBM, de par le précieux travail du CTI, est heureux de vous accompagner dans votre transformation numérique, et prévoit une mise à jour de cette liste.

 

Prenez soin de vous et de vos proches!

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